Digitale Prozesse & Büroorganisation
Wiederkehrende Handgriffe, Belege in drei verschiedenen Ablagen, Abstimmung per E-Mail-Kette: In vielen Betrieben kostet nicht die eigentliche Arbeit Zeit, sondern das Drumherum. Syventa analysiert die bestehenden Abläufe, automatisiert das Wiederkehrende und bringt die Büroorganisation in eine Struktur, die im Alltag trägt.
Leistungsumfang
Konkrete Leistungen
- Analyse und Optimierung bestehender Geschäftsprozesse
- Aufbau digitaler Workflows und Automatisierungen
- Digitale Büroorganisation und Dokumentenmanagement
- Belegverwaltung und Prozessstrukturierung
- Einführung digitaler Tools und Plattformen
- Microsoft 365 Einrichtung und Optimierung
- Schulung und Onboarding für neue digitale Arbeitsweisen
Aus der Praxis
Ein Beispiel
Gemeinnütziger Verein, Kärnten
Kursanmeldung ohne Listenchaos
- Ausgangslage
- Anmeldungen kamen per Mail und Telefon, Plätze standen in Listen. Familien mit mehreren Kindern wurden doppelt gezählt, Stornos und Wartelisten von Hand nachgetragen.
- Lösung
- Eigene Anmeldeplattform mit Kursen, Kursreihen und laufenden Serien, Plätzen nach Teilnehmenden, Familienticket, Online-Bezahlung, Storno mit Staffel, Newsletter und Statistik.
- Ergebnis
- Anmeldungen laufen rund um die Uhr ohne Rückfragen, das Team pflegt Termine selbst im Editor.
Digitale Prozesse & BüroorganisationIndividuelle Software & digitale Tools
Werkzeuge
Eingesetzte Technologien
- n8n
- Zapier
- Microsoft Power Automate
- SharePoint
- Microsoft Teams
- Power Apps
- Microsoft 365
- Resend
- SMTP2GO
- DeepL API
Zielgruppe
Für wen eignet sich das
Kleine und mittlere Unternehmen, in denen Abläufe historisch gewachsen sind und in denen viel Zeit in wiederkehrende manuelle Aufgaben fließt.
Fragen
Häufige Fragen
Womit automatisiert Syventa Abläufe?
Vor allem mit n8n, Zapier und Microsoft Power Automate. Welches Werkzeug passt, hängt davon ab, welche Systeme verbunden werden sollen, welche Lizenzen bereits vorhanden sind und ob die Daten das Unternehmen verlassen dürfen.
Wir haben Microsoft 365, nutzen aber nur Outlook und Teams. Bringt das etwas?
In der Regel ja. SharePoint, Power Apps und Power Automate sind in den gängigen Microsoft-365-Lizenzen bereits enthalten. Häufig lässt sich damit Bestehendes nutzen, statt zusätzliche Software anzuschaffen.
Was passiert mit unseren bisherigen Abläufen?
Am Anfang steht eine Analyse der bestehenden Prozesse. Was gut funktioniert, bleibt. Digitalisiert und automatisiert wird dort, wo sich Aufgaben wiederholen oder wo regelmäßig Reibungsverluste entstehen.
Werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch geschult?
Ja. Schulung und Onboarding für neue digitale Arbeitsweisen sind Teil der Leistung. Ein Workflow, den im Alltag niemand nutzt, hat keinen Wert. Deshalb gehört die Einführung genauso dazu wie der technische Aufbau.
Weiter
Passt dazu
- Projektmanagement & Koordination Strukturierte Planung, klare Steuerung und Koordination aller Beteiligten, für Projekte, die wirklich umgesetzt werden.
- Individuelle Software & digitale Tools Maßgeschneiderte Softwarelösungen und digitale Produkte, abgestimmt auf individuelle Prozesse und Anforderungen.
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